Sağlık turizmi CRM uluslararası hastayı vaka olarak yönetir

Uluslararası hasta işi tek bir randevudan fazlasıdır: farklı dilde gelen bir talep, aracı kuruluş, tercüman, dövizli teklif, depozito, seyahat ve transfer görevleri, tedavi sonrası takip ve aracıya tahakkuk eden komisyon. HekimBis bunları ayrı tablolara değil bir vakaya bağlar. Hasta kaydı, klinik kayıt ve finans aynı sistemdedir; iki ayrı yazılım arasında kopyalama gerekmez.

7 gün ücretsiz deneyin Demo isteyin

Lead'den vakaya dokuz adım

Sağlık turizmi satış döngüsü Türkiye içi hasta akışından daha uzun ve daha çok aktörlüdür. Akış, bir talebin kaynağından kaynak bazında gelir raporuna kadar ilerler.

Talep web formundan, telefondan, mesajlaşmadan, reklamdan ya da bir aracı kuruluştan gelir. Kaynak, kampanya, arayan numara ve hastanın dili ve ülkesi kayda geçer; aday hasta girişi iki kez yapılmaz. Koordinatörün hastaya ulaşma süresi ölçülür. Ulaşılamayan aday için tekrar arama görevi açılır ve görev süre sınırıyla takip edilir; hastanın tercih ettiği kanal ve ulaşılabilir saat dilimi görev ekranında görünür.

Hekim isterse hastayla görüntülü görüşerek ön değerlendirme yapar; bkz. Online görüşme. Ardından para birimiyle teklif hazırlanır ve depozito alınır. Hasta teklifi kabul ettiğinde vaka açılır: seyahat, transfer ve konaklama görevleri, belge ve form tamamlama ve varış planı vakaya bağlanır.

Hasta geldiğinde kayıt, tedavi ve tahsilat aynı sistemde ilerler. Sonunda hangi kaynağın ve hangi aracının hangi gelire dönüştüğü raporda görünür; kaybedilen adaylar neden koduyla kapanır. Genel aday hasta ve kaynak izleme mantığı için Aday hasta CRM sayfasına bakın.

Aday hasta hattı özelleştirilebilir: yeni, ulaşıldı, değerlendiriliyor, randevu, kazanıldı ve kaybedildi gibi aşamalar kuruluşun kendi sürecine göre adlandırılır. Her aday için sorumlu kişi, ilk yanıt süresi, notlar ve devirler izlenir; kaybedilen adayın nedeni kodla kapanır. Böylece yönetici hangi ülkeden, hangi kanaldan ve hangi aracıdan gelen taleplerin vakaya dönüştüğünü, hangilerinin neden kaybedildiğini aynı rapordan okur.

Vaka boyunca hastanın dili, ülkesi, saat dilimi ve ulaşılabilir kanalı hasta kartında durur. Koordinatör Türkçe ya da İngilizce çalışırken hastaya giden hatırlatma, form ve teklif hastanın kendi dilinde gider.

CRM / koordinatör09Bitiş

Kaynak ve aracı bazında attribution raporu

Süreç burada tamamlanır.

9 / 15

Aracı kuruluş ve komisyon mutabakatı

Uluslararası hasta işinde birçok aktör aynı vaka etrafında çalışır ve her birinin görmesi gereken şey farklıdır. Kural, en az yetkidir.

Hasta koordinatörü
Kuruluşun personelidir. Görevine göre kimlik ve belgeleri görür, teklif ve depozitoyu yönetir, seyahat ve vaka görevlerini tam olarak yürütür ve komisyon defterini okur.
Hekim
Bakım ilişkisiyle kimlik, klinik kayıt ve belgeleri tam görür; vaka görevlerini okur.
Yetkili aracı kuruluş
Yetkisi doğrulanmış aracı, vaka kapsamında seçilmiş belgeleri ve görevleri görür ve kendi komisyon kayıtlarına erişir.
Tercüman
Atandığı belge ve görevleri görür.
Transfer ve konaklama sağlayıcısı
Yalnız talebi ve durumunu görür.
Finans
Teklif, depozito ve komisyon defterini tam olarak yönetir.

Kulaklıkla konuşan, masasında üç analog saat bulunan hasta koordinatörü

Vaka bir kişide kalmaz. Koordinatör izne çıktığında ya da vardiya değiştiğinde vaka devredilir; notlar, görevler ve belgeler vakayla birlikte gider. Saat dilimi farklı olan hastalar için görev zamanı hem koordinatörün hem hastanın yerel saatinde görünür, böylece arama ya da mesaj hastanın uygun olduğu saate planlanır.

Üç ilke bu düzeni yönetir. Aracı kuruluşun, tercümanın, transfer ve konaklama sağlayıcısının erişimi kuruluş personelininkinden ayrıdır ve yalnız gerekli minimum veriyi kapsar. Erişim belirli vaka, amaç, alan ve süre için açılır; her görüntüleme denetim izine yazılır. Bir alanın yetkili sağlık turizmi aracısına açılması gerçekten gerekiyorsa hukuki dayanak ya da açık yetkilendirme, gerektiğinde hasta rızası aranır. Son olarak aracının güncel yetkisi doğrulanmadan vaka erişimi açılmaz.

Komisyon mutabakatı kuruluşun kendi operasyon defterinde yürür. Kuruluşun aracıyla yaptığı sözleşme, komisyon kuralı ve sürümü, hak ediş, iptal ve iade etkisi, tahakkuk, ödeme ve mutabakat hareketleri bu defterde tutulur. Vaka iptal edilirse ya da depozito iade edilirse komisyon etkisi kurala göre hesaplanır; ay sonunda aracıyla mutabakat için döküm alınır. Bu kayıt, kuruluşun aracıyla kendi sözleşmesine bağlı bir iç finans kaydıdır. Bkz. Finans ve tahsilat ve Roller ve yetki.

Aracı kuruluşlarla çalışmanın bir de ölçüm tarafı vardır. Aracı bazında aday sayısı, vakaya dönüşüm, iptal oranı ve ödenen komisyon aynı raporda görünür. Böylece hangi aracıyla çalışmaya devam edeceğinize, hangisinin sözleşmesini yeniden görüşeceğinize sezgiyle değil kayıtlarla karar verirsiniz.

Dövizli teklif, depozito ve çok dilli belgeler

Yurt dışından gelen hastaya teklif, onun para biriminde ve anlayacağı dilde sunulmalıdır; ancak kuruluşun kasası ve raporları tutarlı kalmalıdır. HekimBis'te teklif şu bilgilerle kaydedilir: para birimi, asıl tutar, gösterilen kur, kurun kaynağı ve zamanı. Böylece o gün hangi kurdan hangi tutarın söylendiği sonradan da bellidir.

Depozito aynı teklife bağlıdır. İptal olursa depozitonun iadesi kuruluşun tanımladığı kurala göre işlenir; iade, bakiye ve kalan tutar hasta cari ekranında görünür. Kısmi ve taksitli ödeme, paket ve seans bakiyesi dövizli tekliflerde de çalışır. Online tahsilat için ödeme sağlayıcı bağlantısı kullanılır; kart bilgisi HekimBis katmanına girmez. Bkz. Online ödeme.

Teklif ve onam belgeleri hastanın dilinde sunulur. Klinik ve hukuki metinler yalnız makine çevirisiyle yayımlanmaz: kaynak metin sürümü, hedef dil, çeviren kişi, onaylayan klinik ya da hukuk sorumlusu, onay zamanı ve geçerlilik kayda geçer; kaynak metin değişirse yeniden inceleme gerekir. Personel arayüzü Türkçe ve İngilizcedir; hasta tarafındaki portal, formlar ve iletişim Türkçe, İngilizce, Arapça, Rusça ve Almanca çalışır, Arapça sağdan sola düzende görünür. Bkz. Form, onam ve belgeler ve Hasta iletişimi.

Seyahat, transfer ve konaklama için talep, referans, tarih, yolcu bilgisi, sorumlu ve durum kaydı tutulur; değişiklik ve iptal aynı kayıt üzerinden izlenir. Böylece koordinatör bir hastanın uçuş saatini, transfer talebini ve otel referansını ayrı yazışmalarda aramaz.

Teklif kabul edildikten sonra belge ve form tamamlama adımı başlar. Aydınlatma, açık rıza, işlem onamı ve ön görüşme formu hastanın dilinde portalda sunulur; hasta bunları kendi saatinde doldurur, koordinatör hangi belgenin tamamlandığını vaka ekranından izler. Eksik belge için hastaya hatırlatma, hastanın tercih ettiği kanaldan ve ulaşılabilir saatte gider.

Masanın karşısından hastaya kapalı lacivert dosya uzatan koordinatör

Yetki belgesi ve akreditasyon takibi

Sağlık turizmi yetkili tesislerin yaptığı bir faaliyettir. HekimBis tesisin belgesini kayıt altında tutar: belge numarası, kapsam, düzenleyen makam, başlangıç ve bitiş tarihi, durum ve kanıt dosyası. Tesis türüne göre gereken akreditasyon ya da sertifikasyonun durumu ve geçerlilik tarihi de izlenir; süre dolmadan koordinatöre ve yöneticiye uyarı gider.

Belge geçerli olduğu sürece vaka akışı kesintisiz çalışır; belge süresi bittiğinde yeni vaka açılması, dış aracı erişimi ve yayın birlikte durur. Bakanlığın güncel duyurusu ve kriter seti için Sağlık Turizmi Daire Başkanlığı(yeni sekmede açılır) kaynaklarına bakın.

Sağlık turizminin tamamı için

Bu sayfa CRM, finans ve aracı operasyonuna odaklanır. Hasta yolculuğunun tamamı, diller, mevzuat çerçevesi ve aktörlerin akışı için Sağlık turizmi sayfasına bakın.

Aynı vakayla ilgili diğer sayfalar: Aday hasta CRM, Hasta kayıt programı (yabancı hasta kimliği) ve branş sayfaları: Saç ekimi, Medikal estetik, Ağız ve diş sağlığı, IVF, Ortopedi ve Plastik cerrahi.

Sık sorulan sorular

Sağlık turizmi CRM nedir?

Yurt dışından gelen hastaların talebini, dilini, teklifini, depozitosunu, seyahat görevlerini, tedavisini ve aracı kuruluş komisyonunu bir vakada izleyen yazılımdır. Genel bir CRM'den farkı, klinik kayıt ve dövizli finansla aynı sistemde olmasıdır.

Sağlık turizmi için ayrı bir yazılım mı gerekir?

Klinikler çoğu zaman biri CRM, diğeri klinik kayıt için iki ayrı program kullanır ve araya kopyalama girer. HekimBis bunları aynı hasta ve vaka kimliği üzerinde birleştirir.

Aracı kuruluş hastanın dosyasını görebilir mi?

Aracı kuruluşa yalnız vaka için gereken minimum veri açılır: belirli vaka, amaç, alan ve süre için ve denetim izli. Klinik kayıt, pasaport ve finans bilgisi kuruluş personelinin çalışma alanındadır.

Komisyon hesabı yapılıyor mu?

Evet. Kuruluş ile aracı arasındaki sözleşmeye göre komisyon kuralı, hak ediş, iptal ve iade etkisi, tahakkuk ve mutabakat hareketleri kuruluşun operasyon defterinde izlenir.

Yetki belgesi nasıl izlenir?

Belge numarası, kapsam, düzenleyen makam, başlangıç ve bitiş tarihi ve durum kayıt altındadır; süre dolmadan uyarı gider. Tesis türüne göre gereken akreditasyon ya da sertifikasyon durumu da izlenir.

Vaka başka bir koordinatöre devredilebilir mi?

Evet. Koordinatör izne çıktığında ya da vardiya değiştiğinde vaka devredilir; notlar, görevler ve belgeler vakayla birlikte gider ve devir kayda geçer.

Hangi paketlerde var?

Yetkili tesis için güvenli vaka yönetimi ve beş dilli hasta yolculuğu Lite dahil her pakette vardır; Pro tek şube aracı koordinasyonu ve iç finansı, Clinic çok şube ve konsolide operasyonu ekler. Güncel kapsam Fiyatlar sayfasındadır.

Teklif hangi dillerde hazırlanır?

Personel arayüzü Türkçe ve İngilizcedir; hastaya giden teklif, form ve iletişim Türkçe, İngilizce, Arapça, Rusça ve Almanca sunulur. Klinik ve hukuki metinler insan onaylı çeviriyle yayımlanır.

Aday hastalar hangi kanallardan gelir?

Web formu, telefon, mesajlaşma, reklam ve aracı kuruluş üzerinden. Her talepte kaynak, kampanya, arayan numara, dil ve ülke kayda geçer.

Aracıların performansı ölçülebilir mi?

Evet. Aracı bazında aday sayısı, vakaya dönüşüm, iptal oranı ve komisyon tutarı aynı raporda izlenir.

İlgili sayfalar

Özellikler

Branşlar

Çözümler ve süreç

Yazılım rehberleri

Sağlık turizmi CRM uluslararası hastayı vaka olarak yönetir

Kaynak ve aracı bazında attribution raporu

Hasta koordinatörü

Hekim

Yetkili aracı kuruluş

Tercüman

Transfer ve konaklama sağlayıcısı

Finans