Aday hasta CRM ve kaynak takibi
Telefonla, web formundan, mesajla ya da reklamdan gelen her başvuru kaynağıyla birlikte kayda girer, bir sorumluya atanır ve ilk yanıt süresi ölçülür. Aday randevuya, tedaviye ve tahsilata dönüştüğünde kaynak bilgisi yolun sonuna kadar taşınır; hangi kanalın hasta getirdiğini tahmin etmeden görürsünüz.
Başvuru hangi kanaldan gelirse gelsin kayda girer
Aday kartında kaynak, kampanya, UTM etiketi, arayan numara, sorumlu ve ilk yanıt süresi birlikte durur.
- Web
- Web sitesi formlarından gelen başvuruya UTM etiketleri, kampanya ve sayfa bilgisi kendiliğinden yazılır.
- Telefon
- Gelen aramada arayan numara kayda bağlanır. Santral bağlantısı kurulduğunda kaçan çağrı doğrudan aday ya da görev olur.
- Mesaj
- SMS, WhatsApp ve uygulama içi mesajlardan gelen talepler konuşma geçmişiyle birlikte aday olur.
- Reklam
- Reklam kampanyasından gelen başvurular kampanya adıyla etiketlenir; kampanya bazında dönüşüm görünür.
- Referans
- Hasta ya da hekim yönlendirmeleri, yönlendirenin adıyla kaydedilir.
- Elle ekleme
- Ön büro ya da çağrı merkezi, kapıdan giren veya sözlü iletilen talebi elle ekler; kaynak yine zorunlu seçilir.
Bir adayın ilk temastan tahsilata yolu
Başvuru kaynağıyla birlikte kayda girer, yeni durumunda bir sorumluya atanır ve ulaşılır. Ulaşılamazsa SLA'ya bağlı tekrar arama görevi açılır. Değerlendirmeden sonra aday randevuya ilerler ya da kayıp nedeniyle kapanır. Ziyaretten sonra tedavi planı ve teklif hazırlanır, tahsilat yapılır ve ilk kaynağa bağlanır.
Attribution raporu
Tahsilat, adayın ilk kaynağına bağlanır; kaynak ve kampanya bazında dönüşüm görünür.
- Süreç burada tamamlanır.
- Hasta
- A. Yılmaz
- Durum
- Tedavi planı hazır
Ekrandaki ad, saat ve kayıtlar örnek olarak hazırlanmıştır.
Adımların tamamı
- 01 Kaynak (Kaynak) Web, telefon, mesaj, reklam veya referanstan bir başvuru gelir; UTM ve arayan numara kayda yazılır.
- 02 Yeni (CRM) Aday, kaynağıyla birlikte yeni durumunda açılır ve bir sorumluya atanır.
- 03 Ulaşıldı (CRM) Aday ile ilk temas kurulur; ilk yanıt süresi ölçülür.
- 04 Uzaktan ön değerlendirme (CRM) Koordinatör, adayın gönderdiği belge ve yazışmalarla uzaktan ön değerlendirme yapar.
- 05 Randevu (Klinik) Aday için takvimden randevu alınır; teyit mesajı hazırlanır.
- 06 Ziyaret (Klinik) Aday gelir; mükerrer kontrolünden sonra hasta kaydı açılır, geçmişi korunur.
- 07 Dövizli teklif ve depozito (Klinik) Teklif orijinal para birimiyle, kur kaynağı ve zamanıyla gösterilir; depozito kaydedilir.
- 08 Tahsilat (Finans) Ödeme veya depozito alınır; tutar hasta carisine yazılır.
- 09 Attribution raporu (CRM) Tahsilat, adayın ilk kaynağına bağlanır; kaynak ve kampanya bazında dönüşüm görünür.
02 Yeni adımından ayrılan yol; 03 Ulaşıldı adımında ana akışa katılır.
- 02a Ulaşılamadı (CRM) Aday aramaya yanıt vermez; ilk yanıt süresi sayacı çalışmaya devam eder.
- 02b Tekrar arama görevi (CRM) SLA'ya bağlı tekrar arama görevi sorumluya atanır; ulaşılınca akış ana yola döner.
04 Uzaktan ön değerlendirme adımından ayrılan yol; süreç bu yolda sona erer.
- 04a Kaybedildi (CRM) Aday ilerlemez; kayıp nedeni (fiyat, başka klinik, yanıt yok, zamanlama) kaydedilir. Kayıp da kaynağa bağlı raporlanır.
09 Attribution raporu
Yanıt süresi izlenir, ulaşılamayan aday yeniden aranır
Aday sıcakken ulaşılmazsa dönüşüm düşer. HekimBis ilk yanıt için süre hedefi tanımlamanıza ve süre aşıldığında sorumluya uyarı göndermenize izin verir.
Ulaşılamayan aday için tekrar arama görevi açılır; görev sorumluya atanır ve süresi izlenir. Gün içinde dönülmemiş bir mesaj ya da cevaplanmamış bir form, bir sorumlunun görev listesinde görünür. Kimse listeyi hatırlamaya çalışmaz.
Aday kaybedildiğinde neden kaydedilir: fiyat, başka klinik, yanıt vermedi ya da zamanlama. Ay sonunda yalnız kaç adayın kaybedildiği değil, nedeni de bilinir.
Adaya ticari bir mesaj gönderilecekse kanal izni ve gerektiğinde İYS kontrolü uygulanır.
Pipeline kliniğinizin diliyle kurulur
Aday kayıtları altı temel durumdan geçer. Kliniğiniz kendi aşamalarını ekleyebilir ve durum adlarını kendi diliyle yazabilir.
- Yeni
- Başvuru kayda girer ve bir sorumluya atanır.
- Ulaşıldı
- İlk görüşme yapılmıştır; notlar ve sonraki adım kayıtlıdır.
- Değerlendiriliyor
- Aday karar aşamasındadır; teklif, bilgi ya da yeniden arama bekleniyor olabilir.
- Randevu
- Aday için randevu verilmiş ve takvime işlenmiştir.
- Kazanıldı
- Aday gelmiş, mükerrer kontrolünden geçerek hasta kaydına dönüşmüş ve tedavi planı onaylanmıştır.
- Kaybedildi
- Aday kayıp nedeniyle kapanır; neden raporlarda kaynak ve kampanya bazında görünür.
Aday kaydı hasta kartının yerini tutmaz: ziyaret gerçekleştiğinde aday hasta kaydına dönüşür ve kaynak, notlar ve görüşme geçmişi korunur.
Pazarlama harcamasının karşılığı görünür
Birçok klinik reklam, sosyal medya ve telefon trafiğine harcama yapar ama sonucu yalnızca kaç randevu geldiğiyle ölçer. Asıl soru, hangi kaynağın randevuya, hangi randevunun tedaviye, hangi tedavinin tahsilata dönüştüğüdür.
Aday kaydı klinik süreçten ayrı bir tabloda değil, hasta kaydıyla aynı sistemde tutulur. Kaynak ve kampanya bilgisi randevu, ziyaret, tedavi planı ve tahsilata bağlanır; reklam maliyetini girerseniz kampanya bazında maliyet ve geri dönüş yan yana görünür.
Sık sorulan sorular
Aday hasta ile hasta arasındaki fark nedir?
Aday henüz ziyaret etmemiş ve klinik kaydı açılmamış kişidir. Ziyaret gerçekleştiğinde aday, mükerrer kontrolünden geçerek hasta kaydına dönüşür; kaynak, notlar ve görüşme geçmişi korunur.
Pipeline durumlarını değiştirebilir miyim?
Evet. Yeni, ulaşıldı, değerlendiriliyor, randevu, kazanıldı ve kaybedildi temel durumlardır; kuruluşunuz kendi aşamalarını ekleyebilir. Temel takip her pakette vardır; tam pipeline, attribution ve SLA yönetimi Pro ve Clinic paketlerinde, merkezi çağrı merkezi Clinic paketindedir.
Reklam harcamasının geri dönüşünü ölçebilir miyim?
Kaynak ve kampanya bilgisi aday kaydında tutulur ve randevu, ziyaret, tedavi planı ve tahsilata bağlanır. Böylece kampanya bazında dönüşüm ve tahsilat görülür. Reklam maliyetini sisteme girerseniz maliyet ve geri dönüş karşılaştırması da kurulur.
Telefon görüşmeleri otomatik olarak aday olur mu?
Santral bağlantısı kurulduğunda gelen çağrı arayan numarayla eşleşir; kaçan çağrı aday ya da görev olarak kayda düşer. Santral bağlantısı entegrasyonlar bölümünde anlatılır.
Sağlık turizmi başvurularını nasıl yönetirim?
Yabancı aday için dil, ülke, zaman dilimi ve para birimi tercihi kayıtlıdır. Teklif döviz cinsinden hazırlanır ve depozito izlenir. Ayrıntı sağlık turizmi sayfasındadır.
Aday verisi kimler tarafından görülür?
Aday kayıtları rol ve şube kapsamına göre görünür; çağrı merkezi gibi roller yalnız gereken alanları görür. Tüm okuma ve değişiklikler denetim izine yazılır.
Adaya ticari mesaj nasıl gönderilir?
Randevu teyidi ve yanıt gibi operasyonel iletişim ile ticari ileti ayrı sınıflandırılır. Ticari ileti göndermeden önce kanal izni ve gerektiğinde İYS kontrolü yapılır; izin yoksa gönderim yapılmaz. Ayrıntı hasta iletişimi sayfasındadır.
Birden çok şubede aday nasıl dağıtılır?
Clinic paketinde merkezi çağrı merkezi ve şube dağıtımı bulunur: aday uygun şubeye ve sorumluya atanır, devir ve not geçmişi korunur. Rol ve şube kapsamı, kimin hangi adayı göreceğini belirler.
İlk yanıt süresi nasıl ölçülür?
Başvurunun kayda girdiği an ile adaya ilk ulaşıldığı an arasındaki süre ölçülür. Kliniğiniz bir süre hedefi tanımlayabilir; süre aşıldığında sorumluya uyarı gider.
Aday kaydı randevuya ve tahsilata nasıl bağlanır?
Aday için takvimden randevu alındığında pipeline durumu randevuya geçer ve teyit mesajı hazırlanır. Aday ziyaret ettiğinde hasta kaydına dönüşür; tedavi planı ve tahsilat ilk kaynağa bağlanır.
Devamı
İlgili sayfalar
Özellikler
Branşlar
Çözümler ve süreç
Yazılım rehberleri
Entegrasyonlar